比葫蘆畫瓢、克隆文件

一些企業(yè)在初建體系時，常常借助咨詢機構(gòu)推薦的文件樣本，或者從其他公司借閱的模本，擬訂自己的質(zhì)量文件，這些企業(yè)有的能結(jié)合自身實際，參照別人的文件制訂屬于本公司的文件，經(jīng)反復(fù)修改、試行、驗證后執(zhí)行，這種模式當(dāng)然無可厚非；但個別企業(yè)卻是在有了這些方便條件下，照搬照抄、簡單克隆，甚至將別人的電子文本簡單進(jìn)行名稱、崗位的“替換”就成了自己的文件，以至于在其后的培訓(xùn)貫標(biāo)時，文件編制者根本就不明白一些段落的真正含義。這類文件，往往脫離企業(yè)實際，文件不具操作性、適應(yīng)性，這樣的體系即便最終通過了所謂認(rèn)證審核，對公司的質(zhì)量管理也起不了多大促進(jìn)作用。

應(yīng)對策略：

作為審核員，一旦發(fā)現(xiàn)這類問題應(yīng)中止審核，并引導(dǎo)企業(yè)端正認(rèn)識，認(rèn)識到體系標(biāo)準(zhǔn)對企業(yè)管理的建設(shè)性和突破性，體系文件要全面返工，審核員在此后審核中，要將文件與標(biāo)準(zhǔn)的符合性、貫標(biāo)培訓(xùn)過程材料及培訓(xùn)效果驗證、文件的實用性、有效性作為審核重點。要將這些問題作為內(nèi)審、管理評審輸出的重點向最高管理者進(jìn)行反映，讓領(lǐng)導(dǎo)意識到公司體系的建立從認(rèn)識上、方法上、方向上存在偏差，上層領(lǐng)導(dǎo)需予以關(guān)注。

作為公司體系主管部門，這類問題是大多數(shù)公司建立體系之初最容易出現(xiàn)的問題，必須從方法上對各部門、流程各環(huán)節(jié)進(jìn)行引導(dǎo)，確保文件能夠充分體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)要求、體現(xiàn)管理者訴求、體現(xiàn)質(zhì)量管理的客觀要求，對作業(yè)指導(dǎo)書必須體現(xiàn)操作性，必要時文件編制人員要親自到作業(yè)現(xiàn)場按實際操作進(jìn)行同步描述，確保文件的可操作性、實用有效性。

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